Видеоконференции: дешевое, экономное и эффективное госуправление
Коммуникация – это важнейший элемент в управлении любой структурой. От того как организован процесс обмена информацией, как быстро и насколько качественно менеджмент организации способен взаимодействовать между собой и принимать принципиальные решения, зависит качество работы. В Кыргызстане эволюция в средствах коммуникации и принятия решений шла от телефона (селекторное совещание), когда передавалось около 10–15 процентов информации, потом "продвинутые" чиновники стали использовать скайп (это позволяло передать до 60% информации за счет того, что собеседники видят мимику и жестикуляцию), позволив значительно снизить расходы на командировки.
Но, к сожалению, скайп, помимо того что он бесплатный, имеет мало преимуществ. Качество изображения низкое, звук передает смысл, но не всегда даже оттенки сказанного, организовать видеоконференцию более чем на 2 участника невозможно. А требования к коммуникации в реалиях сегодняшнего мира довольно высоки. Решения должны приниматься быстро, их должно быть много, чтобы адекватно реагировать на все вызовы реальности, и тут как никогда важно хорошо и четко видеть собеседника, улавливать малейшие нюансы сказанного и видеть собеседника в идеальном качестве.
Поэтому внедрение качественных видеоконференций в формате HD в повседневную жизнь государства дало бы целый ряд позитивных моментов. В частности, видеоконференции - это хорошая альтернатива командировкам. Как показала практика в странах Евросоюза и уже в некоторых государствах СНГ - гораздо дешевле и почти также эффективно использовать видеоконференции для связи и координации всех подразделений любого госоргана. Частные компании давно уже используют подобные технологии в Кыргызстане.
Основные плюсы использования видеоконференций в деятельности государства:
1) Экономия времени. Потенциал снижения временных затрат - один из наиболее убедительных доводов в пользу видеоконференций. Согласно исследованию WorldCom, чтобы принять участие в типичном собрании, предусматривающем поездку, сотрудник в среднем тратит 21 час на перелет, поездки на автомобилях, подготовку к собранию, само собрание и мероприятия, проводящиеся по его окончании. Сотрудник теряет рабочее время на своем непосредственном месте работы. Также зачастую получается так, что сотрудник, оторванный от своего места работы, не имеет под рукой достаточно информации и данных для проведения качественного совещания по существу. Также у сотрудников уходит время вникнуть в работу после приезда. Если исходить из расчета, что в типичном совещании принимают участие 4-12 человек из различных подразделений, то потери в трудочасах многократно увеличиваются. Так как на совещания, в основном, ездят управляющие региональных подразделений (или начальники отделов), то стоит учитывать и потери, которые несет любая госструктура за счет того, что в отсутствие начальства подчиненные обычно работают менее скоординированно или вообще не выходят на работу.
2) Экономия расходов. Видеоконференции предлагают значительную экономию расходов: в частности, при отказе от поездки в пользу видеоконференции госорганы (а точнее, налогоплательщики) могут экономить на расходах как в явном виде (перелет, отель, командировочные и т. д.), так и косвенно (сэкономленное время сотрудников). Учитывая, что топливо дорожает с каждым годом (что повышает затраты на авто- и авиапоездки), а стоимость Интернета стремительно дешевеет – использование телеконференций с каждым днем становится все более экономически оправданным. Также наличие постоянной связи с региональными подразделениями позволяет всегда быть в контакте и производительнее руководить всей системой (министерством, агентством, ведомством).
3) Качество жизни. Очевидно, что финансовые мотивы инвестирования в видеоконференции привлекают наибольшее внимание лиц, ответственных за принятие решений. Однако многие сотрудники считают, что другие косвенные преимущества видеоконференций не менее важны. На Международном симпозиуме по стрессу в 2000 году была представлена подробная информация по поводу стрессов, связанных с деловыми поездками. Как показали исследования, более 73% сотрудников, совершающих деловые поездки, считают, что они становятся причиной стресса. Более того, свыше половины из этих 73% утверждают, что деловые поездки - это необычайно сильный источник стресса, и они негативно сказываются на их жизни, сне, здоровье и общей работоспособности как до, так и после поездки. Кроме того, деловые поездки подвергают воздействию стресса не только самих путешественников, но и членов их семей. Согласно некоторым данным, приведенным на симпозиуме, фактически почти 100% супругов или других близких лиц утверждают, что деловые поездки оказывают отрицательное воздействие на стабильность и счастье их семейной жизни. Еще один интересный факт, выявленный на этом симпозиуме: 76% сотрудников, совершающих деловые поездки, сообщают, что во время поездок они чаще испытывают проблемы со здоровьем.
Подводя итог, можно суммировать следующее.
Даже при учете всех затрат на внедрение и обслуживание оборудования для телеконференций, они обойдутся дешевле нашему бюджету, чем тысячи ежегодных командировок. Установив в каждом областном центре по одному специально оборудованному залу для HD видеоконференций, можно сэкономить по нескольку миллионов сомов на всех поездках и командировках в Бишкек и Ош и сделать госаппарат более управляемым, прозрачным и дешевым!
